Markedsafsøgning - Analyse af budskaber og formater til gæstedeling

1. Ordregiver

Der ønskes et tilbud på en analyse af en optimal gæstedeling mellem kulturattraktioner set ud fra et nærmarkedsperspektiv.

Ordregiver:
Destination Trekantområdet
Åstvej 10b
7190 Billund
CVR: 41887583

Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven rettes til: 
Maibrit Thomsen
Projektkoordinator og fundraising, Destination Trekantområdet
Telefon: 7190 7076 
E-Mail: maibrit@tdto.dk

2. Baggrund

Med projektet Gentænk Kulturturismen ønsker Destinationen Trekantområdet at skærpe og styrke kulturturismen i området, med særlig fokus på kulturhistoriske attraktioner, og med henblik på at tiltrække flere højtforbrugende kulturturister over flere dage i skuldersæsonen.

Projektet vil
-    skabe en mere robust og bæredygtig oplevelsesindustri til gavn for det lokale kultur- og erhvervsliv
-    styrke attraktionsudviklingen
-    styrke sammenhænge og flow på tværs af museer, der netop ikke har sæsonlukket og derfor kan tiltrække turister i skuldersæsonen
-    skabe nye stærkere oplevelsesprodukter

For at styrke sammenhængen og flow mellem museerne udvikler projektet fælles temaer, der pakketeres i oplevelsespakker. Men et særligt fokus er også den del af wayfindingen, som motiverer gæsterne til efter besøg af et museum også at besøge andre museer i området. 
Projektet arbejder med en målgruppe der hedder voksne par uden børn fra Sverige, Norge, Holland og Tyskland, en målgruppe der primært rejser i skuldersæsonen.

3. Formål og opgavebeskrivelse

Med udgangspunkt i ovenstående ønsker vi derfor overordnet at undersøge hvordan vi bedst deler gæsterne imellem museerne. Hvad er det for budskaber eller greb (fortælling, rabat, gåder,…) der er bedst til at dele gæsterne mellem museerne med og hvordan skal de præsenteres for det (flyer, digitalt, podcast…)?

3.1 Leverancer
Destination Trekantområdet ønsker således et tilbud på løsning af denne opgave, som forventes at indeholde følgende hovedleverancer: 
1.    Overblik over præferencer fra målgruppen, når det gælder hvilke budskaber eller greb de bliver mødt af

2.    Overblik over præferencer fra målgruppen, når det gælder måden de bliver præsenteret for budskabet på

3.    Anbefalinger til de mest effektive motiveringsmetoder for den bedste gæstedeling mellem museer
Det er forventningen, at tilbudsgiver efter tæt dialog med projektet anskueliggør hvordan opgaven løses med afsæt i ovenstående oplæg. Det forventes yderligere at opgaven kan igangsættes og gennemføres hurtigt, og at det leveres i en form for præsentationsvenlig rapport.

3.2 Tidsplan og kontraktperiode
-    Deadline for evt. spørgsmål:             05-05-2023
-    Deadline for indsendelse af tilbud:             05-05-2023
-    Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet:         08-05-2023
-    Opstartsmøde med valgt rådgiver i løbet af:         uge 19
-    Aftalens ikrafttræden:            08-05-2023

Kontraktperiode
Kontrakten træder i kraft efter opstartsmøde med valgt tilbudsgiver og løber frem til og med 30-06-2023. Den nærmere tidsramme aftale på opstartsmødet. Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver

4. Aflevering og behandling af tilbud

Tilbud og anden dokumentation sendes som pdf til anførte kontaktperson og skal være ordregiveren i hænde ved deadline for indsendelse af tilbud.

Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter.
Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom 
Ordregiver kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, hvis der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger f.eks. ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud eller fejl i tilbudsprocessen.
Ordregiver anser ikke valg af rådgiver for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med en rådgiver.
Tilbudsgiveres eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiver uvedkommende. 

4.1 Tilbudsforbehold 
Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Destination Trekantområdet vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt.
Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi.
Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til opgaven, eller finder tilbudsgiver, at opgaven er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette henvendelse til Destination Trekantområdet, jf. ovennævnte tidsfrister.
Der kan ikke gives bud på dele af opgaven.

 
4.2 Præmisser
Man skal forvente et tæt samarbejde med Destination Trekantområdet.
Tilbuddet bedes indeholde et oplæg på tilgang til opgaveløsningen og tidsplan. Tilbudsgiver skal for de allokerede medarbejdere oplyse og dokumentere følgende i tilbuddet (i det omfang det er muligt):
1    Virksomhedsprofil
2    Projektmedarbejder(e) på opgaven
3    Hvordan I vil gå til opgaven Tilbuddet skal redegøre for de forventede leverancer af opgaven - gerne begrundet i erfaringer med lignende opgaver.
4    Timebudget: Hvordan og hvor mange timer bruges i hver fase af opgaven og af hvem; lige fra opstartsmøder til levering inkl. afslutningsmøde og præsentation af erfaringer.
5    Samlet tilbudspris for opgaven.
6    Jeres egne udgifter (rejse, kost, logi, materialer, osv.) til løsningen af opgaven skal ligeledes være inkluderet i tilbuddet.
7    Kort beskrivelse af relevant erfaring på området / projektreferencer.

4.3 Pris
Budgetrammen for løsning af opgaven er DKK 125.000,- ekskl. moms og inklusiv alle udgifter knyttet til løsning af opgaven, herunder evt. køb af data, transport, hjælpematerialer osv. I fremsendte tilbud skal tilbudsgiver angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven samt pr. delleverance.

5. Evaluering af tilbud

Tildeling af opgaven sker på baggrund af det tilbud der formår bedst muligt at svare på opgavens formål. Det mest fordelagtige tilbud udvælges ud fra følgende vægtning:

1) Prisen:                     20 %
2) Kvalitet i løsningsbeskrivelsen:             40 %
3) Erfaring med lignende opgaver:              40 %

Ad 1) Prisen:
-    Prisen for tjenesteydelsen.

Ad 2) Kvalitet: 
-    Tilbudsgivers samlede opgaveforståelse
-    Tilbudsgivers oplæg til opgaveløsning
-    Tilbudsgivers oplæg til formidling af leverancen

Ad 3) Erfaring med lignende opgaver:
-    Organiseringen af team og allokerede medarbejdere
-    Anciennitet hos de allokerede medarbejdere 
-    Faglige kvalifikationer og referencer 
-    Tilbudsgivers erfaring og ekspertise inden for metodefeltet
-    Sammensætning af team til løsning af de identificerede opgaver, herunder opgavefordeling, ansvarsområder og timefordeling på allokerede medarbejdere
-    Tilbudsgivers ressourcer ift. at løse opgaven inden for tidsrammen
-    Leveringssikkerhed og fleksibilitet 

Udvælgelsen foretages af: 
Projektets styregruppe

6. Kontraktmæssige forhold

I forbindelse med indgåelse af kontrakt med tilbudsgiver indgår følgende forhold som betingelser for samarbejdet:
-    At tilbudsgiver bliver betalt for løsning af opgavens leverance ud fra følgende:
o    50% ved indgåelse af kontrakten.
o    50% efter endt udarbejdelse og godkendelse af aftalte leverancer
-    At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, det vil sige manglende leverancer på aftalens opgave.

6.1 Ejerskab og rettigheder
Alle rettigheder til materiale der udarbejdes i forbindelse med opgaven, tilgår ordregiver som frit kan formidle og offentliggøre materialet, fremstille eksemplarer af det, ændre det, overdrage det til tredjemand eller lade indholdet danne grundlag for anden Rådgivers viderebearbejdelse eller omarbejdelse.
Ordregiver har dog pligt til at kreditere Rådgiver og dennes eventuelle navngivne underrådgivere som ophavsmænd til materialet.
Rådgiver kan ikke offentliggøre projektmateriale uden godkendelse fra Ordregiver, men er berettiget til at anvende opgaven som reference.

6.2 Tavshedspligt
Parterne er forpligtede til at sikre, at indholdet af nærværende aftale ikke afsløres for uvedkommende. Denne forpligtelse gælder også efter aftalens ophør.

6.3 Kommunikation
Medmindre andet aftales konkret, forestår Ordregiver enhver ekstern kommunikation vedrørende alle leverancerne i opgaven fra Rådgiver i forbindelse med opgavens løsning. Medmindre andet konkret aftales, skal Tilbudsgiver derfor henvise enhver henvendelse fra pressen eller anden tredjemand vedrørende opgaven til Tilbudsgiver og må ikke uden Ordregivers forudgående godkendelse kommunikere eksternt vedrørende opgaven. Tilbudsgiver er forpligtet til at sikre, at eventuelle underleverandører også overholder denne forpligtelse.