Markedsafsøgning - Viderekonceptualisering, prototype og ready-to-produce af samleobjekt

1. Ordregiver 

I forbindelse med projektet Gentænk Kulturturismen ønskes der indhentet tilbud på viderekonceptualisering, prototype og ready to produce forslag til et samleopbjekt i forbindelse med gæstedeling mellem fire museer. 

Ordregiver: 

Destination Trekantområdet 

Åstvej 10b 

7190 Billund 

CVR: 41887583 

Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven rettes til:  

Maibrit Thomsen 

Projektkoordinator, Destination Trekantområdet 

Telefon: 71907076  

E-Mail: maibrit@tdto.dk 

2. Baggrund 

​​De 4 kommuner: Billund, Fredericia, Kolding og Vejle danner tilsammen turismedestinationen: Destination Trekantområdet. Det tværkommunale destinationsselskab startede tilbage i jan 2021, med Billund, Kolding og Vejle. Siden er Fredericia trådt til i starten af 2023. 

​Destinationsselskabet har overtaget ansvaret fra de tidligere offentlige turismefremmeorganisationer, og skal nu sikre udviklingen af turismesektoren i hele destinationen i tæt samarbejde med de 4 kommuner samt private og offentlige virksomheder inden- og udenfor turismesektoren. 

​Turismen er et vigtigt erhverv i de fire kommuner, der i dag har en 80% af sin indtægt i sommersæsonen via et stærkt børnefamiliesegment. Hele dette segment bæres frem af et mangeårigt samarbejde i Legoland Billund Resort, hvorfor Destinationen strategisk har valgt at arbejde med målgruppen ’voksne par’, og det uudnyttede potentiale i skuldersæsonen.  

​En af måderne der arbejdes med det, er via projekter, ofte finansieret af aktører og Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse, som fx det 3 årige projekt Gentænk Kulturturismen for hvilket dette udbud er gældende. 

​’Gentænk Kulturturismens’ formål er derfor at skærpe og styrke kulturturismen i området med særlig fokus på kulturhistoriske attraktioner, og med henblik på at tiltrække flere højtforbrugende kulturturister over flere dage i skuldersæsonen.  

​Projektet vil: 

​skabe en mere robust og bæredygtig oplevelsesindustri til gavn for det lokale kultur- og erhvervsliv 

• ​styrke attraktionsudviklingen 

• ​styrke sammenhænge og flow på tværs af museer 

• ​skabe nye stærkere oplevelsesprodukter 

​De involverede museer og partnere er: 

​Designskolen Kolding 

​Visit Vejle 

​Visit Fredericia 

​Museum Kolding 

​Billund Kommunes Museer 

​Kongerne Jelling 

​Museerne i Fredericia 

​ 

​Projektet kører i flere spor: 

• ​attraktionsudvikling (storytelling og test) 

• ​produktudvikling – 10 nye temapakker 

• ​wayfinding – bedste måde at dele gæsterne på 

• ​vidensdeling – ERFAgrupper, publikationer og konference​ 

3. Formål & Opgavebeskrivelse 

​​Den opgave der ønskes tilbud på her, er relateret til det spor der kaldes wayfinding. Her er vi optagede af hvordan vi bedst muligt deler gæsterne imellem de 4 partnermuseer, og i det hele taget generelt i destinationen. 

​Opgaven er derfor relateret til en temapakke til internationale turister hvori de fire Museer indgår – MARK - Billund Kommunes Museer, Kongernes Jelling, Museum Kolding (Christiansfeld) og Museerne i Fredericia. Særligt for de fire Museer er anlæg/arkitektur, der har historisk værdi, helt særlige unikke kendetegn der tilsammen spænder over en lang tidsperiode. Fælles for alle er en mulighed for at give turister et indblik i opbygningen og opførelsen af disse anlæg/byer i formidlingen og derudover ønskes det at man kan lede turisterne rundt mellem de 4 museer via et ’Samle’-koncept hvor man i mindre formater kan samle kort mv. fra hvert sted. Alle steder har 2-4 kort, der viser udvikling over tid.  

​Se evt. også BILAG 1 Brutto-tekst om formidlingsindholdet i pakken (download efter pkt. 6.3).​ 

3.1 Leverancer 

Destination Trekantområdet ønsker således et tilbud på løsning af denne opgave, som forventes at indeholde følgende hovedleverancer:  

1. En uddybet konceptualisering, baseret på det foregående arbejde, der særligt kigger på at øge motivationen for turister for at bevæge sig rundt mellem de fire museer, og tre detaljerede skitseringer på mulige veje at gå med ideen om kort (se foreløbige skitseringer og inspiration i BILAG 2) 

2. En high-fidelity prototype af en af de 3 detaljerede skitser, vælges af projektgruppen, som i samarbejde med projektgruppen testes med udvalgte fra målgruppen i en rundtur ved museerne 

3. En medfacilitering af en workshop for museerne, der skitserer forretningsmodel og hvordan det tager sig ud på besøgsstederne (faciliteres sammen med partner i projektet, Designskolen Kolding) 

4. Klargørelse af ’ready-to-produce’ prototype med overblik og overslag på produktionsomkostninger (og evt. forslag på underleverandører) 

Det er forventningen, at tilbudsgiver anskueliggør hvordan opgaven løses med afsæt i ovenstående oplæg. Det forventes at tilbudsgiver har erfaring indenfor området, eller kan inddrage dette indenfor udbuddets rammer.  

Den forventede vægtning ift. tilbudsgivers. allokering af ressourcer er følgende:  

1. Viderekonceptualisering og tre detaljerede, skitserede retninger – 20 %  

2. High-fidelity prototype og test – 40 %  

3. Forretningsmodel – 10 % 

4. Klargørelse af ‘ready-to-produce’ prototype – 30 % 

3.2 Tidsplan og kontraktperiode 

• Deadline for evt. spørgsmål: ​07-07-2023​ 

• Deadline for indsendelse af tilbud: ​21-07-2023​ 

• Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet, senest: ​11-08-2023​ 

• Opstartsmøde med valgt rådgiver: ​21-08-2023​ 

• Aftalens ikrafttræden: ​22-08-2023​ 

Kontraktperiode 

Kontrakten træder i kraft efter opstartsmøde med valgt tilbudsgiver og løber frem til og med ​01-12-2023​ Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver. 

4. Aflevering og behandling af tilbud 

Tilbud og anden dokumentation sendes som pdf til anførte kontaktperson og skal være ordregiveren i hænde ved deadline for indsendelse af tilbud. 

Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter. 

Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom  

Ordregiver kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, hvis der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger f.eks. ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud eller fejl i tilbudsprocessen. 

Ordregiver anser ikke valg af rådgiver for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med en rådgiver. 

Tilbudsgiveres eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiver uvedkommende.  

4.1 Tilbudsforbehold  

Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Destination Trekantområdet vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. 

Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi. 

Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til opgaven, eller finder tilbudsgiver, at opgaven er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette henvendelse til Destination Trekantområdet, jf. ovennævnte tidsfrister. 

Der kan ikke gives bud på dele af opgaven.  

4.2 Præmisser 

Man skal forvente et tæt samarbejde med Destination Trekantområdet, partnermuseer og Designskolen Kolding. 

Tilbuddet bedes indeholde et oplæg på tilgang til opgaveløsningen og tidsplan. Tilbudsgiver skal for de allokerede medarbejdere oplyse og dokumentere følgende i tilbuddet (i det omfang det er muligt): 

1. Virksomhedsprofil 

2. Projektmedarbejder(e) på opgaven 

3. Hvordan I vil gå til opgaven Tilbuddet skal redegøre for de forventede leverancer af opgaven - gerne begrundet i erfaringer med lignende opgaver. 

4. Timebudget: Hvordan og hvor mange timer bruges i hver fase af opgaven og af hvem; lige fra opstartsmøder til levering inkl. afslutningsmøde og præsentation af erfaringer. 

5. Samlet tilbudspris for opgaven. 

6. Jeres egne udgifter (rejse, kost, logi, materialer, osv.) til løsningen af opgaven skal ligeledes være inkluderet i tilbuddet. 

7. Kort beskrivelse af relevant erfaring på området / projektreferencer. 

4.3 Pris 

Den forventede totalpris på løsning af opgaven er DKK ​80.000​,- ekskl. moms og inklusiv alle udgifter knyttet til løsning af opgaven, herunder evt. køb af data, transport, hjælpematerialer osv. I fremsendte tilbud skal tilbudsgiver angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven samt pr. delleverance. 

5. Evaluering af tilbud 

Tildeling af opgaven sker på baggrund af det tilbud der formår bedst muligt at svare på opgavens formål. Det mest fordelagtige tilbud udvælges ud fra følgende vægtning: 

1) Kvalitet i løsningsbeskrivelsen: 70%. 

2) Erfaring med lignende opgaver: 30%. 

Ad 1) Kvalitet:  

• Tilbudsgivers samlede opgaveforståelse 

• Tilbudsgivers oplæg til opgaveløsning 

• Tilbudsgivers oplæg til formidling af leverancen 

Ad 2) Erfaring med lignende opgaver: 

• Organiseringen af team og allokerede medarbejdere 

• Anciennitet hos de allokerede medarbejdere  

• Faglige kvalifikationer og referencer  

• Tilbudsgivers erfaring og ekspertise inden for metodefeltet 

• Sammensætning af team til løsning af de identificerede opgaver, herunder opgavefordeling, ansvarsområder og timefordeling på allokerede medarbejdere 

• Tilbudsgivers ressourcer ift. at løse opgaven inden for tidsrammen 

• Leveringssikkerhed og fleksibilitet  

Udvælgelsen foretages af:  

• Maibrit Thomsen, Destination Trekantområdet 

• Sune Klok Gudiksen, Designskolen Kolding 

• Simon Kjærgård Hansen, Kongernes Jelling 

• Evt. flere repræsentanter fra partnermuseerne 

Indbudte tilbudsgivere: 

Walk Agency, www.walk.agency  

Stupid Studio, www.stupid-studio.com  

Designit, www.designit.com 

Futu, www.futu.dk  

D-sign Tegnestuen, www.d-signtegnestuen.dk  

6. Kontraktmæssige forhold 

I forbindelse med indgåelse af kontrakt med tilbudsgiver indgår følgende forhold som betingelser for samarbejdet: 

• At tilbudsgiver bliver betalt for løsning af opgavens leverance ud fra følgende: 

• 50% ved indgåelse af kontrakten. 

• 50% efter endt udarbejdelse og godkendelse af aftalte leverancer 

• At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, det vil sige manglende leverancer på aftalens opgave. 

6.1 Ejerskab og rettigheder 

Alle rettigheder til materiale der udarbejdes i forbindelse med opgaven, tilgår ordregiver som frit kan formidle og offentliggøre materialet, fremstille eksemplarer af det, ændre det, overdrage det til tredjemand eller lade indholdet danne grundlag for anden Rådgivers viderebearbejdelse eller omarbejdelse. 

Ordregiver har dog pligt til at kreditere Rådgiver og dennes eventuelle navngivne underrådgivere som ophavsmænd til materialet. 

Rådgiver kan ikke offentliggøre projektmateriale uden godkendelse fra Ordregiver, men er berettiget til at anvende opgaven som reference. 

6.2 Tavshedspligt 

Parterne er forpligtede til at sikre, at indholdet af nærværende aftale ikke afsløres for uvedkommende. Denne forpligtelse gælder også efter aftalens ophør. 

6.3 Kommunikation 

Medmindre andet aftales konkret, forestår Ordregiver enhver ekstern kommunikation vedrørende alle leverancerne i opgaven fra Rådgiver i forbindelse med opgavens løsning. Medmindre andet konkret aftales, skal Tilbudsgiver derfor henvise enhver henvendelse fra pressen eller anden tredjemand vedrørende opgaven til Tilbudsgiver og må ikke uden Ordregivers forudgående godkendelse kommunikere eksternt vedrørende opgaven. Tilbudsgiver er forpligtet til at sikre, at eventuelle underleverandører også overholder denne forpligtelse.  

 BILAG 2 

Vi har vedlagt det kortmateriale, som partnermuseerne har budt ind med i pre konceptualiseringen og et mindre oplæg her.