Markedsafsøgning - Let's Meet Again

Der ønskes indhentet tilbud på udarbejdelsen af en markedsanalyse der belyser hvilke forhindringer og/eller muligheder der findes, for at tiltrække internationale erhvervsturister/business events til Destination Trekantområdet og VisitHerning.
 

Ordregiver:

Destination Trekantområdet (lead partner)
Åstvej 10b
7190 Billund
CVR: 41887583
 

Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven rettes til:

Lea Bennedsen
Projektkoordinator, Destination Trekantområdet
Telefon: 29639433
E-Mail: lea@tdto.dk

Baggrund

Dette udbud gennemføres i regi af projektet Let’s Meet Again.
Projektet indeholder 3 arbejdsspor:
 

• Et analysespor
• Et udviklingsspor
• Et markedsføringsspor

Opgaven i dette udbud omhandler en del af analysesporet, for at opnå indblik i segmenter og markeder, som de to destinationer skal forsøge at tiltrække internationale erhvervsturister og business events fra.

Introduktion

Destination Trekantområdet og VisitHerning har taget initiativ til at udvikle destinationernes erhvervsturismeprodukt. Ingen af destinationerne rummer som bekendt en storby, som er erhvervsturisternes foretrukne location, så det tvinger os til at blive klogere på os selv og identificere og udvikle det erhvervsturisme-dna, der ligger i vores destinationer og skabe et attraktivt, bæredygtigt og alternativt mødeprodukt for internationale erhvervsturister.

Projektet er døbt Let’s Meet Again.

I Let’s Meet Again skal vi udvikle destinationernes potentialer og nye fælles samarbejder mellem virksomhederne omkring udvikling af bæredygtige mødekoncepter og positionering i forhold til segmenter og markeder.

Projektet vil tage form i tæt dialog og samarbejde med konferencehoteller, venues, lufthavn, videnscentre og virksomheder. Projektet skal bidrage til at videreudvikle erhvervsturismen i de to destinationer.

De to destinationers mulighed for positionering på nærmarkederne afhænger af dybere kendskab til såvel segmenter som konkurrenter og derfor er en markedsanalyse afgørende.

Kort sagt - hvilke segmenter kan være interesserede i de to destinationers produkt? Hvilke årsager kan der ligge bag fravalg af destinationerne og hvilke faktorer virker afgørende for tilvalg af andre destinationer?

Hvor afgørende er landet/destinationernes arbejde/profil ift. bæredygtighed?
 

Det er således formålet med den stillede opgave, at den bidrager til at rammesætte det videre projektforløb, så vi kvalificeret kan markedsføre vores produkt/destinationer mod et givent markedssegment

Opgavebeskrivelse

Destination Trekantområdet er lead partner på projektet og ønsker således et tilbud på løsning af denne opgave, som forventes at indeholde følgende hovedleverancer:

1. Markedsanalysen skal koncentrere sig om købssegmenter på markederne Norge, Sverige, Tyskland og Holland
    
2. Analysen skal beskrive segmenternes relevante særkender, herunder deres organisering, virksomhedsstørrelse, brancher m.m.
    
3. Hvilke parametre er de centrale for til- og fravalg af lignende destinationer?
    
4. Hvem er de primære konkurrenter til vores destinationer, hvis vi udelukkende ser på business-destinationer udenfor storbyerne?
    
5. Hvilken betydning har bæredygtighed i valg af destination for erhvervsturisme?

Det er forventningen, at tilbudsgiver anskueliggør hvordan opgaven løses med afsæt i ovenstående oplæg. Det forventes at tilbudsgiver har erfaring indenfor området.

Den forventede vægtning ift. tilbudsgivers. allokering af ressourcer er, at det primære fokus er markedsanalysen og købssegmenterne. Det sekundære fokus er konkurrenterne.

Levering

Ved aflevering forventes det at der bliver leveret følgende:
 

• Rådata

• Selve analysen
• Highlights i en præsentation

Tidsplan og kontraktperiode

• Deadline for evt. spørgsmål: 29-09-2023
• Deadline for indsendelse af tilbud: 13-10-2023
• Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet: 27-10-2023
• Opstartsmøde med valgt rådgiver: 30-10-2023
• Aftalens ikrafttræden: 30-10-2023
   

Kontraktperiode

Kontrakten træder i kraft så hurtigt som muligt og senest den 30-10-2023 og løber frem til og med 08-12-2023 Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver
 

Levering

Senest 08-12-2023 forventes opgavens afsluttet og alle leverancer leveret

Aflevering og behandling af tilbud

Tilbud og anden dokumentation sendes som pdf til Lea Bennedsen, Lea@tdto.dk og skal være ordregiveren i hænde senest 13-10-2023

Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom, dog senest den 27-10-2023

Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter.

Ordregiver kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, hvis der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger f.eks. ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud eller fejl i tilbudsprocessen.

Ordregiver anser ikke valg af rådgiver for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med en rådgiver.

Tilbudsgiveres eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiver uvedkommende.

Tilbudsforbehold

Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Destination Trekantområdet vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt.

Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi.

Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til opgaven, eller finder tilbudsgiver, at opgaven er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette henvendelse til Destination Trekantområdet, jf. ovennævnte tidsfrister.

Der kan ikke gives bud på dele af opgaven.

Præmisser

Man skal forvente et tæt samarbejde med Destination Trekantområdet og VisitHerning. Det forventes at der foretages dybdegående interviews med udvalgte nøglepersoner i forbindelse med indhentning af viden. Der vil være mulighed for hjælp i forbindelse med indsamling af data, men det forventes at konsulenten primært selv indsamler interviewpersoner.
Tilbuddet bedes indeholde et oplæg på tilgang til opgaveløsningen og tidsplan. Tilbudsgiver skal for de allokerede medarbejdere oplyse og dokumentere følgende i tilbuddet (i det omfang det er muligt):

1. Virksomhedsprofil
2. Projektmedarbejder(e) på opgaven
3. Hvordan I vil gå til opgaven Tilbuddet skal redegøre for de forventede leverancer af opgaven - gerne begrundet i erfaringer med lignende opgaver.
4. Timebudget: Hvordan og hvor mange timer bruges i hver fase af opgaven og af hvem; lige fra opstartsmøder til levering inkl. afslutningsmøde og præsentation af erfaringer.
5. Samlet tilbudspris for opgaven.
6. Jeres egne udgifter (rejse, kost, logi, materialer, osv.) til løsningen af opgaven skal ligeledes være inkluderet i tilbuddet.
7. Kort beskrivelse af relevant erfaring på området / projektreferencer.

Pris

Den forventede totalpris på løsning af opgaven er DKK 200.000, - inkl. moms og inklusiv alle udgifter knyttet til løsning af opgaven, herunder evt. køb af data, transport, hjælpematerialer osv. I fremsendte tilbud skal tilbudsgiver angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven samt pr. delleverance.

Evaluering af tilbud

Tildeling af opgaven sker på baggrund af det tilbud der formår bedst muligt at svare på opgavens formål. Det mest fordelagtige tilbud udvælges ud fra følgende vægtning:

1) Prisen:                                                                                                                     20%

2) Kvalitet i løsningsbeskrivelsen:                                                                               60%

3) Erfaring med lignende opgaver:                                                                            20%.

Ad 1) Prisen:

• Prisen for tjenesteydelsen.

Ad 2) Kvalitet:

• Tilbudsgivers samlede opgaveforståelse
• Tilbudsgivers oplæg til opgaveløsning
• Tilbudsgivers oplæg til formidling af leverancen

Ad 3) Erfaring med lignende opgaver:
 

Der lægges vægt på følgende under dette punkt:

• Organiseringen af team og allokerede medarbejdere
• Anciennitet hos de allokerede medarbejdere
• Faglige kvalifikationer og referencer
• Tilbudsgivers erfaring og ekspertise inden for metodefeltet
• Sammensætning af team til løsning af de identificerede opgaver, herunder opgavefordeling, ansvarsområder og timefordeling på allokerede medarbejdere
• Tilbudsgivers ressourcer ift. at løse opgaven inden for tidsrammen
• Leveringssikkerhed og fleksibilitet

Udvælgelsen foretages af:

• Lea Bennedsen, Destination Trekantområdet
• Martin Perregaard-Bitsch, Destination Trekantområdet
• Maibrit Thomsen, Destination Trekantområdet
• Mette Gottlieb, VisitHerning
• Stine Nybo, VisitHerning

Indbudte tilbudsgivere

• Epinion
• Silverlining
• Implement
• Wilke

Udbuddet figurerer ligeledes på projektets partneres hjemmesider.

Kontraktmæssige forhold

I forbindelse med indgåelse af kontrakt med tilbudsgiver indgår følgende forhold som betingelser for samarbejdet:

• At tilbudsgiver bliver betalt for løsning af opgavens leverance ud fra følgende:
  • 50% ved indgåelse af kontrakten.
  • 50% efter endt udarbejdelse og godkendelse af aftalte leverancer
• At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, det vil sige manglende leverancer på aftalens opgave.

Ejerskab og rettigheder

Alle rettigheder til materiale der udarbejdes i forbindelse med opgaven, tilgår ordregiver som frit kan formidle og offentliggøre materialet, fremstille eksemplarer af det, ændre det, overdrage det til tredjemand eller lade indholdet danne grundlag for anden Rådgivers viderebearbejdelse eller omarbejdelse.

Ordregiver har dog pligt til at kreditere Rådgiver og dennes eventuelle navngivne underrådgivere som ophavsmænd til materialet.

Rådgiver kan ikke offentliggøre projektmateriale uden godkendelse fra Ordregiver, men er berettiget til at anvende opgaven som reference.

Tavshedspligt

Parterne er forpligtede til at sikre, at indholdet af nærværende aftale ikke afsløres for uvedkommende. Denne forpligtelse gælder også efter aftalens ophør.

Kommunikation

Medmindre andet aftales konkret, forestår Ordregiver enhver ekstern kommunikation vedrørende alle leverancerne i opgaven fra Rådgiver i forbindelse med opgavens løsning. Medmindre andet konkret aftales, skal Tilbudsgiver derfor henvise enhver henvendelse fra pressen eller anden tredjemand vedrørende opgaven til Tilbudsgiver og må ikke uden Ordregivers forudgående godkendelse kommunikere eksternt vedrørende opgaven. Tilbudsgiver er forpligtet til at sikre, at eventuelle underleverandører også overholder denne forpligtelse.